Lean-päivittäisjohtaminen

21.9.2017 10:21:45

4 vinkkiä tehokkaaseen tuotantopalaveriin

Tuotantopalaveri

Tuotantoa tehostettaessa sekä erityisesti Lean-ajattelutapaa hyödyntäessä on hyvä miettiä, mistä kaikesta ylimääräisestä syntyy hukkaa ja mitä olisi mahdollista karsia helposti pois. Yksi tällainen hukkaa aiheuttava tekijä voi olla tehottomat ja aikaa vievät tuotantopalaverit.

Kokosin tähän artikkeliin 4 tärppiä tuotantopalaverien tehostamiseen. Toivottavasti näistä vinkeistä on apua myös sinun tuotantopalaveriesi tehostamisessa!

1) Oikeat henkilöt, oikeaan aikaan

Tuotantopalaverissa oleellista on, että palaverissa ovat mukana juuri oikeat henkilöt juuri oikeaan aikaan. Esimerkiksi vuoronvaihto sujuu huomattavasti tehokkaammin, kun edellisen vuoron lopettaessa seuraava vuoro on jo valmiina aloittamaan työt tietoisina siitä, mitä edellisen vuoron aikana on tapahtunut.

Ketä kaikkia palaveriin sitten tarvitaan mukaan? Jos palaverin agendan mukaan tarkoitus on käsitellä tuotannon tilanteeseen, työturvallisuuteen, poikkeamiin sekä käynnissä oleviin kehitystoimenpiteisiin liittyviä asioita, mukaan tarvitaan tuotantolinjasta vastaava työnjohtaja sekä linjaoperaattorit – ei muita. Ylimääräiset henkilöt tuotantopalavereissa aiheuttavat Lean-termeistä tuttua hukkaa.

2) Kaikki tietävät, miksi he ovat palaverissa

Jokainen varmasti tietää miltä tuntuu saada kutsu, saati osallistua palaveriin, josta sinulla ei ole mitään ennakkokäsitystä tai käytännön hyötyä. Vaikka palaverissa käytäisiinkin läpi tärkeitä asioita, menevät ne helposti ohi, jos mukana on paljon turhaa asiaa ja sen myötä oma motivaatio osallistua on nollissa.

Esimerkiksi tuotannonsuunnittelupalaverissa mukaan tarvitaan edustus sekä tuotannosta että materiaalilogistiikasta ja mahdollisesti kunnossapidosta, jotta suunnittelija saa kaiken tarvitsemansa tiedon tehdäkseen mahdollisimman hyvän tuotantosuunnitelman. Tuotannon edustaja kertoo suunnittelijalle onko tuotannossa riittävästi miehistöä ja onko jotain, joka voisi vaikuttaa suunnitelman toteutumiseen (kuten koneseisakit, sairastumiset tai vuosilomat). Kunnossapito voi kertoa hänelle suunnitelluista huoltotoimenpiteistä, jolla voi olla vaikutusta tuotannon kulkuun. Materiaalilogistiikka puolestaan siitä, mitä tuotteita varten on jo olemassa materiaalia ja mitä on vastaavasti tilattu tai vaikkapa matkalla tehtaalle.

3) Kaikki tietävät, mikä on palaverin tavoite

Oleellista minkä tahansa palaverin onnistumiselle on, että kaikki tietävät, mikä on juuri tämän palaverin tavoite.

Jos esimerkiksi laatupäällikkö havaitsee, että tietyllä linjalla laatuhävikki on kohtuuttoman suuri, kutsuu hän palaveriin mukaan kyseisellä linjalla valmistettavasta tuotteesta vastaavia henkilöitä mukaan. Palaverin tavoitteena on tällöin identifioida hävikki ja löytää ensimmäinen potentiaalinen korjaava toimenpide. Jotta korjaavien toimenpiteiden tehoa voidaan mitata, tarvitaan myös tarkka kuvaus nykytilanteesta. Kun tämä korjaava toimenpide on palaverin jälkeen tehty, sovitaan uusi palaveri, jossa katsotaan muuttuiko lähtötilanne. Jos ei, kokeillaan seuraavaa hypoteesia ja niin edelleen.

4) Kaikki tietävät, mikä on palaverin agenda

Palaverin koollekutsujan tehtävänä on varmistaa, että jokainen palaveriin osallistuja on tietoinen siitä, mitä palaverissa on tarkoitus käsitellä. Jos palaverin tavoitteena on jutella laadusta, ei palaverissa jutella esimerkiksi tuotantosuunnitelmasta. Näin palaverista karsitaan lean-ajattelumallin mukaisesti pois kaikki turha. Palaverilla on myös hyvä olla ennalta sovittu ja pitävä aikataulu.

Palaverin agenda kannattaa visualisoida esimerkiksi digitaaliselle whiteboardille, jonne kaikki tarvittava tieto voidaan tuoda suoraan eri järjestelmistä. Liikennevaloperiaatteella vihreällä oleviin asioihin ei tarvitse puuttua, mutta poikkeamissa on myös hyvä löytyä syy tai ainakin mitä tai miten poikkeama havaittiin.

Selkeä ja visuaalinen whiteboard toimii hyvin palaverin agendana ja auttaa keskittymään juuri kyseiselle palaverille olennaisiin asioihin. Esimerkiksi työturvallisuudesta voidaan jutella vaikka koko päivä, mutta palaveria ennen on hyvä miettiä, mitä on tärkeää käsitellä juuri tässä palaverissa. Jos kyseessä on vuoronvaihtopalaveri, osallistujia kiinnostaa se, tuliko edellisessä vuorossa työtapaturmia, läheltä piti-tapauksia ja tehtiinkö turvallisuushavaintoja sekä päästiinkö tuotantomäärässä suunniteltuun tavoitteeseen.  Kun tiedonjako perustuu visuaalisuuteen, jokainen tietää missä mennään.

Haluatko lisätietoja?

Lataa maksuton oppaamme 4 askelta Lean-tuotantoon saadaksesi lisätietoja tuotannon tehostamisesta sekä Lean-tuotantotavan omaksumisesta.

4 askelta kohti Lean-tuotantoa

Jaa artikkeli: